Moderný človek je nútený mať e-mail. Bez nej je nemožné zaregistrovať sa do rôznych internetových projektov, vytvárať účty na sociálnych sieťach a viesť plnohodnotný obchodný život. Ak existuje veľký tok informácií, musia existovať pravidlá na udržiavanie poriadku.
Skúšali ste niekedy spočítať, koľko e-mailov dorazí do vašej schránky každý deň? Niekedy je ich počet viac ako sto, a to nie je limit. Je zrejmé, že je ťažké nájsť v takom toku informácií skutočne dôležité písmená. Ako môžete urobiť poriadok vo svojej pošte a zabrániť opakovaniu tohto chaosu v budúcnosti?
Koreň problému
E-mail je klasický komunikačný kanál, prostredníctvom ktorého sa v profesionálnom prostredí naďalej vymieňajú informácie. Na náš e-mail dostávame oznámenia, projektovú dokumentáciu, faktúry za platbu, kontakty na budúcich obchodných partnerov atď. Chaos v e-maile vytvára neporiadok v hlave: nemôžete zhromažďovať svoje myšlienky, pamätať si dôležité údaje, je ľahké na niečo zabudnúť, je ťažké niečo nájsť …
Preto nedostatok času a jednoduchá podráždenosť. Prečo teda neupratať svoj e-mail raz a potom ho neustále udržiavať?! Verte mi, je radosť s takouto poštou pracovať!
Usporiadanie vecí
Zvyknite si triediť prichádzajúcu korešpondenciu do kategórií: pracovná, osobná, zábavná, zaujímavá atď. Ak to naozaj potrebujete, môžete začať triediť písmená podľa priezviska. Nezabudnite použiť štandardné štítky vašej služby: označte písmená ako dôležité, vložte ich hviezdičkami a inými rozlišovacími znakmi. Nenechávajte zbytočné e-maily vo všeobecnom adresári - okamžite ich označte ako „spam“. Taktiež nezaškodí odhlásenie sa z nepotrebných mailov.
Naučte sa pracovať so skupinami písmen. Stačí zvýrazniť určitý počet prijatých listov s podobnými vlastnosťami a odoslať ich do samostatného adresára, vymazať alebo označiť. To pomáha efektívne vyriešiť problém zámeny pri veľkom toku prichádzajúcich e-mailov.
Keď dostanete dôležité e-maily, ale nebudete schopní okamžite odpovedať, označte ich štítkom s najbohatším štandardom: pri ďalšom spustení pošty si ich najskôr všimnete a odpoviete na ne. Ak to neurobíte hneď, stratia sa medzi ostatnými dôležité listy a vy toho človeka sklamete alebo nebudete mať čas urobiť niečo dôležité.
Existujú písmená, ktoré nemajú vôbec zmysel ukladať. Ak ste si istí, že prijatý list je zjavne spam, okamžite ho vymažte bez toho, aby ste ho otvorili. V opačnom prípade oň zakaždým narazíte a stratíte čas opätovným čítaním názvu. V zväzku jedného písmena strávite pár sekúnd, ale keď ich je veľa, strata času sa ukáže ako celkom hmatateľná.
