Ľudia si zvyknú rýchlo posielať e-maily. Počas večera si môžete vymeniť tucet a viac správ a korešpondencia s priateľmi a príbuznými často pripomína ústny dialóg. Pri zostavovaní obchodných listov však musíte dodržiavať pravidlá etikety a pre e-mail a bežnú poštu sú zhruba rovnaké.
Je to nevyhnutné
- - počítač s pripojením na internet;
- - telefónny zoznam.
Inštrukcie
Krok 1
Uveďte účel svojej správy. Nie je potrebné si to zapisovať, ale musíte jasne pochopiť, či chcete dosiahnuť novú zmluvu, získať nových klientov, prijať nového zamestnanca, uplatniť nárok alebo jednoducho zablahoželať partnerom k sviatku.
Krok 2
Porozmýšľajte, kto konkrétne by mal dostať váš list. Od toho do značnej miery závisí jeho tvar. Možno nemusíte písať vôbec nič, ale postačí zavolať telefonicky, prediskutovať situáciu na špecializovanom fóre alebo problém vyriešiť osobne.
Krok 3
Vyberte typ písmena. Pre spotrebiteľa to môže byť ponuka produktu alebo služby, iné informácie reklamného charakteru. Môžete vykonať prieskum. Banky zákazníkom často pripomínajú dlhy alebo nové úverové podmienky. Informácie o voľných pracovných miestach a oznámenie o zamestnaní môžete poslať osobe, ktorú by ste chceli vidieť vo svojom tíme. Niektoré správy musia byť zamestnancom firmy doručené písomne. Ide o disciplinárne informácie a upozornenie na zníženie. Partneri zvyčajne dostávajú nové návrhy, sťažnosti a ospravedlnenia.
Krok 4
Obchodný list musí obsahovať určité podrobnosti, preto je lepšie ihneď vypracovať formuláre. Vyplnený formulár je možné zaslať e-mailom ako prílohu alebo vytlačiť a zaslať klasickou poštou klasickou alebo certifikovanou poštou. V hornej časti by mal byť názov vašej spoločnosti, alebo ešte lepšie - logo. O niečo nižšie je uvedený dátum a číslo, a ak je to potrebné, potom odkazy na sieťové zdroje (napríklad ak sú podmienky zmluvy alebo dokumentácia tendra zverejnené na oficiálnych webových stránkach). Lepšie je ponechať stĺpec s predmetom listu. Nech je to odvážne. Toto umožní vášmu adresátovi rýchlu navigáciu v dokumentoch, ktoré sú mu každý deň zasielané na podpis.
Krok 5
Uveďte priezvisko, meno, priezvisko a pozíciu osoby, ktorej je list určený. Mnoho firiem má svoje vlastné webové stránky alebo aspoň domovské stránky na internete. Pravdepodobne sú tam kontakty. Môžete zavolať sekretárke a zistiť, ktorý zo zamestnancov sa týka konkrétneho problému. Spoločnosť môže mať meniny a dokonca aj zamestnancov, ktorí majú rovnaké priezvisko a iniciály.
Krok 6
Začnite svoj list s osobnou adresou podľa mena a priezviska. Bolo by vhodné k tomu pridať slovo „rešpektovaný“, aj keď píšete disciplinárny list. V úvodnej časti adresátovi pripomínajte predchádzajúci kontakt, aj keď to bolo už dávno. Je možné, že tento zamestnanec čelí mnohým problémom. Je potrebné dať mu príležitosť zorientovať sa a zároveň ukázať, že si jeho čas vážite. Môže to byť odkaz na zmluvu podpísanú k určitému dátumu alebo správa, že životopis zverejnený na webe bol skontrolovaný vedením. Ak píšete odpoveď, uveďte, prosím, ktoré kroky váš respondent urobil ako spúšťač.
