Je vhodné, keď sa správy triedia do priečinkov, prijímajú sa príslušné oznámenia, listy od určitých príjemcov sa označujú podľa určeného pravidla a oveľa viac. Podobné pravidlá pre správy môžu byť nielen vytvorené v Outlooku na základe „Šablón pravidiel“.
Inštrukcie
Krok 1
Najčastejšie sa program MS Outlook, aj keď má ďalšie kancelárske funkcie, používa na e-mailovú korešpondenciu. Väčšina nastavení sa preto vykonáva e-mailom. Pravidlá sa najčastejšie nastavujú pre správy.
Krok 2
Otvorte MS Outlook na stránke prichádzajúcich poštových správ, vstúpte do hlavnej ponuky, kde zvoľte položku „Služba“. Vyberte v ňom podpoložku „Sprievodca pravidlami“. Kliknite na ňu a postupujte podľa pokynov zo systému. Otvorí sa okno, prvé v ktorom bude zoznam služieb, pre ktoré je možné vytvoriť pravidlo. V ňom vyberte svoj účet.
Krok 3
Môže tu byť aj antivírusový softvér, brána firewall atď. Zobrazia sa v okne nižšie a budú proti nim začiarknuté políčka, z ktorých jedno je potrebné začiarknuť. V opačnom prípade bude pravidlo platiť pre všetky dostupné služby.
Krok 4
Napravo od tohto okna bude niekoľko tlačidiel, z ktorých stačí iba „Vytvoriť“, ak ste neimportovali adresár spolu s pravidlami a nechcete meniť existujúce. Kliknutím na toto tlačidlo sa zobrazí nasledujúce okno s dvoma začiarkavacími políčkami, jedným menu a poľom popisu pravidla, kde sú nastavené parametre akcie, ktorá bude vykonaná s poštou v súlade s vašimi požiadavkami.
Krok 5
V prvom políčku začiarknite políčko „Vytvoriť pravidlo na základe šablóny“, potom sa v ďalšom poli zobrazí zoznam dostupných šablón pravidiel. V MS Outlook môžete nastaviť veľa pravidiel a zakaždým, keď si budete musieť prečítať „Pomocníka“alebo na ňu prísť pokusom a omylom. Existuje však jedna hlavná vec, na ktorej si môžete precvičiť - toto je „Presúvanie nových správ od niekoho“. Je určený hlavne na triedenie pošty do priečinkov. Keď si osvojíte zručnosť pri vytváraní tohto typu pravidla, nebude pre vás ťažké stanoviť žiadne ďalšie typy pravidiel.
Krok 6
V poli pre výber šablóny označte myšou príslušný riadok. Najjednoduchším ďalším riešením je kliknúť na odkaz „odosielatelia alebo zoznam adries“v okne nižšie. V takom prípade sa pred vami okamžite zobrazí okno so zoznamom vašich kontaktov. Ak je kontakt vo vašom adresári, vyberte ho myšou, kliknite na tlačidlo so šípkou medzi oknami. Naľavo budú všetky kontakty, napravo - iba vybrané kontakty. Pre každý z kontaktov je potrebné tento postup opakovať osobitne.
Krok 7
Ak hľadaný odosielateľ nie je v adresári, môžete napísať jeho e-mailovú adresu do voľného poľa nad zoznamom dostupných kontaktov. Nezabudnite si uložiť adresu a meno a všetko, čo považujete za vhodné pre tento kontakt napísať. Uložené údaje sa zobrazia vo vašom adresári pod menom, ktoré ste zadali ako požiadavku. Teraz stlačte znovu tlačidlo OK, potom „Ďalej“a pokračujte v nastavovaní podmienok pre výber cieľového priečinka pre korešpondenciu pochádzajúcu z adresy, ktorú ste zadali.
Krok 8
Podobne kliknite na odkaz „meno“a vyberte cieľový priečinok. Ak ste ešte nevytvorili priečinok pre tento druh korešpondencie, môžete si ho vytvoriť priamo v ďalšom okne programu. Tu sa zobrazí výzva, aby ste vybrali cieľový priečinok z navrhovaného zoznamu dostupných priečinkov alebo vytvorili nový. Kliknite na tlačidlo „Vytvoriť“, zadajte názov balíka, ak ešte nie je k dispozícii, a kliknite na tlačidlo OK. Kliknutím na tlačidlo „Ďalej“môžete pridať ďalšie pravidlá pre už vytvorené pravidlo - objasniť, v ktorých prípadoch by sa toto pravidlo malo použiť.
Krok 9
Vytvorenie nového pravidla dokončíte jednoducho kliknutím na tlačidlo Dokončiť. Nové pravidlo bude pridané do hlavného zoznamu pravidiel MS Outlook, odkiaľ ich tiež môžete upravovať. Tento jednoduchý príklad si najskôr nacvičte tak, že jednoducho zaškrtnete rôzne začiarkavacie políčka v ponuke pod odkazom „odosielatelia alebo zoznam adries“a sledujete výsledok. To isté potom možno urobiť pre pole „meno“. Experimentujte s nastaveniami sami, nebojte sa urobiť niečo zle: pravidlo je možné kedykoľvek zmeniť alebo vymazať úplne.
