Register odchádzajúcich listov je povinný dokument. Pravidlá jeho zostavovania ustanovuje Ruská pošta a odrážajú sa vo forme f.103. Tento dokument je potrebný pri odosielaní čo i len malej dávky listov.
Inštrukcie
Krok 1
Vytvorte preambulu pre svoj dokument. Táto časť registra by mala obsahovať informácie o odosielateľovi, to znamená meno vašej spoločnosti, jej právna forma v skrátenej podobe, priezvisko, meno a priezvisko vedúceho spoločnosti, v ktorej pracujete. Uveďte tiež dátum, kedy bol dokument zostavený.
Krok 2
Prejdite k vyplneniu hlavnej časti dokumentu, ktorú tvorí tabuľka. Tabuľková časť by mala obsahovať nasledujúce stĺpce: zaznamenajte poradové číslo, komu, poštové smerovacie číslo, list / oznámenie, poštová značka. Prvý stĺpec je jednoduchý na vyplnenie: stačí zapísať číslovanie všetkých záznamov v tabuľke od konca. Posledné číslo by sa malo zhodovať s počtom e-mailov, ktoré odošlete. V druhom stĺpci napíšete údaje adresátov vášho podniku: mená právnických osôb alebo priezviská, mená a priezviská fyzických osôb. Nezabudnite vyplniť tretí stĺpec. Za týmto účelom najskôr zistite nielen adresu osoby, ktorej by sa mala korešpondencia zasielať, ale aj jej poštové smerovacie číslo. Pošta bez uvedenia indexu má právo list nepreberať. V ďalšom stĺpci uveďte typ korešpondencie, ktorú chcete odoslať. Posledný stĺpec nemusíte vyplňovať. Toto by mal skontrolovať pracovník pošty, ktorý prijíma listy od vás.
Krok 3
Skontrolujte správnosť registra a odovzdajte ho poštovému pracovníkovi. Teraz musí skontrolovať správnosť údajov zadaných v dokumente a urobiť príslušné značky. Okrem registra si vezmite aj dokumenty pripravené zamestnancami pošty podľa interných poštových štandardov. Tento dokument nebude pre vaše osobné účtovníctvo pohybu korešpondencie nadbytočný. Potvrdenie priložte k registru a uložte do špeciálneho priečinka, v ktorom sa počítajú odchádzajúce písmená.
