Automatizácia procesov je séria cielených akcií, ktoré sa vykonávajú bez vonkajšieho zásahu. Myšlienky na zjednodušenie činností uplatňujú ľudia v mnohých oblastiach.
Nevyhnutné
- - PC;
- - internet;
- - prispôsobiť Microsoft Outlook;
- - nainštalujte program Faxmanager.
Inštrukcie
Krok 1
Nastavenie automatického procesu je nevyhnutné pre tých, ktorí musia pravidelne vykonávať rovnaké činnosti. Napríklad pravidelne posielate e-maily jednej skupine ľudí - upozorňujete zákazníkov na nové služby.
Krok 2
Na splnenie tejto úlohy budete potrebovať e-mailový program. Poštového klienta je možné nainštalovať alebo použiť štandardné nástroje systému Windows. Funkcie programov ako The Bat!, Mozilla Thunderbird a Microsoft Outlook sú podobné: môžu odosielať, triediť, ukladať správy a filtrovať prijaté správy podľa rôznych kritérií.
Krok 3
Microsoft Outlook je štandardný e-mailový klient zahrnutý v balíku Microsoft Office; program sa dá nazvať plnohodnotným organizátorom. Rozhranie klienta je intuitívne a všetky možnosti sa otvárajú v jednom okne nastavení - je rozdelené na niekoľko kariet. Nastavenie Outlooku je jednoduché.
Krok 4
Parametre pre odosielanie a prijímanie listov sa nachádzajú na karte „Nastavenia pošty“. Nastavte úlohy, ktoré program bude vykonávať pre skupiny používateľov. Kliknite na tlačidlo „Odoslať a prijať“, v nastaveniach zadajte požadované adresy a kliknite na „Automaticky odosielať“. Nastavenia správ nájdete tiež v ponuke „Správa“na hornom paneli nástrojov. Tam musíte kliknúť na riadok „Vytvoriť pravidlo pre správu“.
Krok 5
Existuje niekoľko možností riešenia problému, ak pravidelne neposielate e-maily, ale napríklad faxy. Zaregistrovať sa môžete vo webovej aplikácii Nástroje pre virtuálne kancelárie -
Krok 6
Po registrácii dostanete na svoj účet bonusové peniaze - to vám umožní bezplatne poslať prvý fax. Potom vo svojom osobnom účte choďte do ponuky „Faxovanie poštou“a kliknite na „Odoslať fax“. Ďalej zadajte počet jedného alebo viacerých predplatiteľov, nahrajte požadovaný dokument, kliknite na tlačidlo „Odoslať“. Informácie budú automaticky poskytnuté všetkým osobám, ktoré ste uviedli. Systém sa sám spojí s adresátmi.
Krok 7
Nainštalujte si do počítača program Faxmanager - je to zadarmo. Obslužný program dokáže rozlíšiť textové a grafické formáty súborov. Pripravte dokument na odoslanie výberom ponuky Súbor a príkazu Tlač na paneli nástrojov.
Krok 8
Ďalej v zozname tlačiarní vyhľadajte NVFaxService a kliknite na OK. Dokument sa automaticky načíta do programu. Vyberte požadované tlačidlo: „Odoslať fax“, „Odoslať zoznam adries“a v zobrazenom okne zadajte číslo účastníka alebo zoznam čísel, kliknite na tlačidlo „Odoslať“. Všetky osoby, ktoré uvediete, dostanú informácie automaticky.
