Pracovníci úradu musia často posielať listy faxom. Prípady môžu byť úplne odlišné, ale čo robiť, ak sa s takýmto problémom stretnete prvýkrát a nemáte vôbec predstavu, ako poslať list na fax.
Inštrukcie
Krok 1
Vytvorte svoj list v programe MS Word pomocou šablóny, ktorú môžete použiť v programe MS Publisher na pridanie loga spoločnosti. Ak potrebujete zostaviť a faxovať tabuľky, použite program MS EXEL. Ak budete posielať obrázky, musia mať príponu.jpgG.
Krok 2
Pamätajte, že veľkosť štandardného listu, ktorý je možné faxovať, je strana A4. Písmo požadované na písanie je minimálne 10 bodové. Z tohto dôvodu je najlepšie mať všetky svoje myšlienky na jednom hárku, aby ste nemuseli posielať informácie na viac stránok.
Krok 3
Uveďte všetky informácie jasne a stručne. V liste, ktorý pošlete na fax, napíšte iba to, čo bude pre vášho adresáta užitočné a zaujímavé. Ak vám bola zaslaná napríklad konkrétna žiadosť, odpovedzte na ňu presne, bez toho, aby ste sa odklonili od témy, atď.
Krok 4
Nevkladajte do listov malé obrázky alebo kresby, môžu sa rozmazať a v dôsledku toho získa adresát iba negatívne stanovisko k vám alebo k vašej spoločnosti. Na koniec správy nezabudnite uviesť svoju adresu, telefónne / faxové číslo alebo iné kontaktné informácie.
Krok 5
Vytlačte si svoj list. Skontrolujte, či je dokument v kvalite tlače. Mal by byť dobrý, všetky písmená by mali byť jasné a nie rozmazané, aby príjemca mohol text rozoznať. Ak nájdete nejaké nedostatky, opravte ich a písmeno znova vytlačte.
Krok 6
Na faxe otvorte podávač dokumentov. Spravidla sa nachádza v zadnej časti stroja. Vložte svoje písmeno lícom nadol. Ak máte viac listov, skontrolujte, či váš fax podporuje hromadné odosielanie. Ak nie, budete musieť vložiť každý list osobitne.
Krok 7
Počkajte na pípnutie, zariadenie by malo vyzdvihnúť papier. Vytočte faxové číslo príjemcu. Počkajte na odpoveď na druhom konci drôtu.
Krok 8
Predstavte sa a naznačte, že chcete odoslať fax. Stlačte tlačidlo „Štart“spolu s adresátom (zvyčajne sa hovorí: „Štart“). Po dokončení všetkých krokov sa fax odošle. Trubicu nevymieňajte, kým papier neprešiel cez zariadenie úplne.
Krok 9
Kliknite na tlačidlo „Kontaktovať“a zadajte, či bol váš list odoslaný adresátovi (či už fax prešiel). Ak je kvalita zobrazenia zlá, skúste znova všetky kroky.
